Notargebühren für die elektronische Übermittlung der Handelsregisteranmeldung

Der Notar erhält für die Erstel­lung ein­er XML-Datei mit Struk­tur­dat­en und ihre Über-mit­tlung an das Reg­is­terg­ericht keine Gebühr nach § 147 Abs. 2 Kos­tO.

Notargebühren für die elektronische Übermittlung der Handelsregisteranmeldung

Nach § 147 Abs. 2 Kos­tO erhält der Notar die Hälfte der vollen Gebühr, wenn für eine im Auf­trag eines Beteiligten aus­geübte Tätigkeit eine Gebühr nicht bes­timmt ist. Dieser Gebührentatbe­stand kommt nur zur Anwen­dung, wenn die Kostenord­nung für die betr­e­f­fende Notartätigkeit keine Gebühr bes­timmt und auch keine Regelung enthält, aus der sich ergibt, dass dem Notar für diese Tätigkeit keine geson­derte Gebühr erwach­sen soll1. Zwar erfüllen die Erstel­lung ein­er XML-Datei und deren Über­mit­tlung an das Reg­is­terg­ericht keinen Gebührentatbe­stand nach der Kostenord­nung; aus deren weit­eren Regelun­gen fol­gt aber auch, dass dem Notar für diese Tätigkeit­en keine beson­dere Gebühr zuste­hen soll.

Die Voraus­set­zun­gen ein­er Vol­lzugstätigkeit nach der Vorschrift des § 146 Abs. 3 Kos­tO, der eine die Anwen­dung des § 147 Abs. 2 Kos­tO im Regelfall auss­chließende Gebühren­regelung für Vol­lzugstätigkeit­en enthält2, sind nicht erfüllt.

Nach § 146 Abs. 3 Kos­tO erhält der Notar für den Vol­lzug eines Geschäfts, zu dem unter anderem Reg­is­ter­sachen zählen3, neben der Beurkun­dungs- oder Entwurf­s­ge­bühr die Hälfte der vollen Gebühr, wenn es erforder­lich ist, Anträge oder Beschw­er­den, die er auf­grund ein­er von ihm aufgenomme­nen, ent­wor­fe­nen oder geprüften Urkunde bei Gericht­en, Behör­den oder anderen Dien­st­stellen ein­re­icht, tat­säch­lich oder rechtlich näher zu begrün­den, und der Beteiligte dies ver­langt. Dem Vol­lzug eines Geschäfts dienen alle Tätigkeit­en, die zu den beurkun­de­ten Vere­in­barun­gen der Beteiligten notwendi­ger­weise hinzukom­men müssen, um deren Wirk­samkeit her­beizuführen und ihre Aus­führung zu ermöglichen4. Eine solche Vol­lzugstätigkeit liegt nicht vor. Das Geschäft, das hier vol­l­zo­gen wird, ist die Anmel­dung der Erk­lärung des Beteiligten zu 2 zur Ein­tra­gung in das Han­del­sreg­is­ter gemäß § 12 HGB. Die Erstel­lung ein­er XML-Datei und deren Über­mit­tlung an das Reg­is­terg­ericht sind für die Wirk­samkeit oder die Aus­führung der Han­del­sreg­is­tere­in­tra­gung und der Anmel­dung nicht notwendig und dienen damit nicht deren Vol­lzug5.

Seit dem Inkraft­treten des Geset­zes über elek­tro­n­is­che Han­dels- und Genossen­schaft­sreg­is­ter sowie das Unternehmen­sreg­is­ter (EHUG)6 am 1. Jan­u­ar 2007 sind Anmel­dun­gen zur Ein­tra­gung in das Han­del­sreg­is­ter elek­tro­n­isch in öffentlich beglaubigter Form (§ 12 Abs. 1 Satz 1 HGB) und Doku­mente elek­tro­n­isch (§ 12 Abs. 2 Satz 1 HGB) einzure­ichen. Für die Über­tra­gung von dem Notari­at zu dem Reg­is­terg­ericht ist es zunächst erforder­lich, die für die Anmel­dung zur Ein­tra­gung in das Han­del­sreg­is­ter notwendi­gen, in Papier­form beurkun­de­ten Erk­lärun­gen in ein elek­tro­n­is­ches Doku­ment umzuwan­deln7. Hier­für sind die Papier­doku­mente entwed­er einzus­can­nen oder unmit­tel­bar aus der Textver­ar­beitung oder der Notar­soft­ware als Bild­datei abzus­pe­ich­ern8. Mit dem Ein­gang der erstell­ten und ein­gere­icht­en Bild­datei bei dem Reg­is­terg­ericht ist die Anmel­dung im Sinne des § 12 HGB wirk­sam erfol­gt9 und die Veröf­fentlichung der Ein­tra­gung kann dort vorgenom­men wer­den.

Für diesen Vor­gang bedarf es der Erstel­lung ein­er XML-Datei mit den Struk­tur­dat­en und deren Über­mit­tlung an das Reg­is­terg­ericht nicht. Die Erstel­lung der XML-Datei und ihre Über­mit­tlung an das Reg­is­terg­ericht erle­ichtern lediglich durch die Möglichkeit ein­er automa­tis­chen Über­nahme ein­er Vielzahl von Dat­en aus der Anmel­dung die Arbeit der Reg­is­terg­erichte, ver­mei­den Fehler bei der manuellen Über­tra­gung und beschle­u­ni­gen das Ein­tra­gungsver­fahren10. Hierin erschöpft sich der Zweck ein­er XML-Datei und ihrer Über­mit­tlung an das Reg­is­terg­ericht. Denn die XML-Datei selb­st enthält keine für die Han­del­sreg­is­ter­an­mel­dung notwendi­gen Bild­dateien, son­dern struk­turi­erte Dat­en, die unmit­tel­bar in die Reg­is­ter­soft­ware der Reg­is­terg­erichte über­nom­men wer­den kön­nen11. Dazu wer­den von dem Notar in einem XML-Doku­ment als elek­tro­n­is­ches For­mu­lar die Stan­dard­be­standteile der Han­del­sreg­is­tere­in­tra­gung eingegeben; sodann wird durch das Com­put­er­pro­gramm der Entwurf der Reg­is­tere­in­tra­gung erzeugt12. Diese Dat­en wer­den an das Reg­is­terg­ericht über­mit­telt, dort automa­tisch in die jew­eilige Reg­is­ter­soft­ware einge­spielt und kön­nen anschließend auf Richtigkeit und Voll­ständigkeit anhand der von dem Notar daneben ein­gere­icht­en Bild­dateien über­prüft wer­den13.

Für den Notar beste­ht auch keine amtliche Verpflich­tung zu der Erstel­lung der Struk­tur­dat­en im XML­For­mat und ihrer Über­mit­tlung an das Reg­is­terg­ericht. Nach Nr. 6 der auf­grund § 10 der EReg­is­ter­VO NRW vom 19.12.200614 erfol­gten Bekan­nt­machung der Lan­desjus­tizver­wal­tung des Lan­des Nor­drhein-West­falen zum Elek­tro­n­is­chen Gerichts- und Ver­wal­tungspost­fach muss lediglich eine XML-Datei mit dem gerichtlichen Akten­ze­ichen, ein­er schlag­wor­tar­ti­gen Beze­ich­nung des Gegen­stands der Anmel­dung, dem Fir­men­na­men und dem Namen des Ein­re­ich­ers über­mit­telt wer­den, also eine Art elek­tro­n­is­ches Deck­blatt, damit der Vor­gang ein­ge­ord­net wer­den kann15. Die hier in Frage ste­hende XML-Datei enthält über diese geforderten Dat­en hin­aus sämtliche anmelderel­e­van­ten Infor­ma­tio­nen und ermöglicht die kom­plette elek­tro­n­is­che Steuerung und Bear­beitung des Anmelde­vor­gangs16.

Aus den weit­eren Regelun­gen der Kostenord­nung fol­gt, dass dem Notar für die Erstel­lung ein­er XML-Datei und deren Über­mit­tlung an das Reg­is­terg­ericht keine Gebühr nach § 147 Abs. 2 Kos­tO ent­standen ist.

Dies ergibt sich zwar nicht schon aus der Regelung des § 147 Abs. 4 Nr. 1 Kos­tO. Danach erhält der Notar keine Gebühr für die Über­mit­tlung von Anträ­gen an das Reg­is­terg­ericht, wenn der Antrag mit ein­er anderen gebührenpflichti­gen Tätigkeit im Zusam­men­hang ste­ht. Der Antrag im Sinne des § 147 Abs. 4 Nr. 1 Kos­tO erfasst in dem vor­liegen­den Fall nur die elek­tro­n­is­che Ein­re­ichung der für die Han­del­sreg­is­tere­in­tra­gung nach § 12 HGB erforder­lichen Doku­mente, nicht aber die hierüber hin­aus­ge­hende Erstel­lung ein­er XML-Datei mit Struk­tur­dat­en und deren Über­mit­tlung an das Reg­is­terg­ericht17.

Die Gel­tend­machung der Gebühr gemäß § 147 Abs. 2 Kos­tO ist aber nach § 147 Abs. 3 Kos­tO aus­geschlossen.

Der Anwen­dung des § 147 Abs. 3 Kos­tO ste­ht nicht ent­ge­gen, dass der Geset­zge­ber bei der Ein­führung des elek­tro­n­is­chen Han­del­sreg­is­ters keine Gebühren­frei­heit für die Erstel­lung ein­er XML-Datei und deren Über­mit­tlung an das Reg­is­terg­ericht in § 147 Abs. 4 Kos­tO ange­ord­net hat. Hier­aus kann eben­so wenig auf eine Gebührenpflichtigkeit für diese Tätigkeit­en geschlossen wer­den18 wie aus dem Umstand, dass der Entwurf der Bun­desregierung für ein Zweites Gesetz zur Mod­ernisierung des Kosten­rechts vom 31.08.201219 einen eige­nen Gebührentatbe­stand (Nr. 22114) für die Erzeu­gung von struk­turi­erten Dat­en in Form der XML-Datei enthält20.

Die Voraus­set­zun­gen des § 147 Abs. 3 Kos­tO sind erfüllt. Danach erhält der Notar für die ein Geschäft vor­bere­i­t­ende oder fördernde Tätigkeit die Gebühr des § 147 Abs. 2 Kos­tO nur, wenn diese Tätigkeit nicht schon als Nebengeschäft im Sinne des § 35 Kos­tO durch eine dem Notar für das Haupt­geschäft zuste­hende Gebühr abge­golten wird. Als Nebengeschäft im Sinne des § 35 Kos­tO ist alles anzuse­hen, was mit dem Haupt­geschäft so eng zusam­men­hängt, dass es nicht als ein selb­st­ständi­ges Geschäft in Erschei­n­ung tritt, sowie im Ver­hält­nis zum Haupt­geschäft als min­der wichtig erscheint und dazu dient, das Haupt­geschäft vorzu­bere­it­en oder zu fördern21.

Danach liegt hier ein Nebengeschäft vor. Die über die elek­tro­n­is­che Über­mit­tlung der für die Anmel­dung zum Han­del­sreg­is­ter notwendi­gen Doku­mente hin­aus­ge­hende Daten­er­fas­sung hat gegenüber dem Haupt­geschäft, namentlich der Reg­is­ter­an­mel­dung im Sinne des § 12 HGB als solch­er, keine selb­st­ständi­ge Bedeu­tung, ist das min­der wichtige Geschäft und dient dazu, den Vol­lzug des Haupt­geschäfts zu fördern22. Die Ein­tra­gung in das Han­del­sreg­is­ter kann ohne Über­mit­tlung ein­er XML-Datei erfol­gen, jedoch nicht umgekehrt die Ein­tra­gung allein auf der Grund­lage der über­mit­tel­ten XML-Datei23. Dass der Notar zu der umfassenden Date­nauf­bere­itung im XML­For­mat nicht verpflichtet ist, hin­dert die Einord­nung als Nebengeschäft eben­so wenig24 wie der mit der Tätigkeit ver­bun­dene Aufwand25.

Der Notar wird mit der Erstel­lung der XML-Datei und deren Über­mit­tlung an das Reg­is­terg­ericht auch nicht möglich­er Adres­sat ein­er Zwis­chen­ver­fü­gung und trägt kein daraus fol­gen­des Haf­tungsrisiko26. Das Fehlen oder die Fehler­haftigkeit ein­er XML-Datei mit Struk­tur­dat­en kann eine Zwis­chen­ver­fü­gung des Reg­is­terg­erichts nicht recht­fer­ti­gen, weil eine wirk­same Reg­is­ter­an­mel­dung trotz fehlen­der oder fehler­hafter XML­Struk­tur­dat­en vor­liegt27. Nach der im Zeit­punkt der Amt­shand­lung gel­tenden Fas­sung des § 26 Satz 2 HRV kon­nte eine Zwis­chen­ver­fü­gung erge­hen, wenn eine Anmel­dung zur Ein­tra­gung in das Han­del­sreg­is­ter unvoll­ständig war oder der Ein­tra­gung ein anderes Hin­der­nis ent­ge­gen­stand. Da die XML-Datei für die Reg­is­ter­an­mel­dung nicht maßgebend ist, entste­ht für den Notar durch die Über­mit­tlung ein­er XML-Datei auch kein beson­deres Haf­tungsrisiko.

Eine Betreu­ungs­ge­bühr kann ent­ge­gen der Auf­fas­sung der Rechts­beschw­erde auch nicht mit dem Beschluss des Bun­des­gericht­shofs vom 14. Feb­ru­ar 201228 begrün­det wer­den. In dieser Entschei­dung hat der Bun­des­gericht­shof das Entste­hen ein­er Betreu­ungs­ge­bühr für die Erstel­lung ein­er Gesellschafterliste (§ 8 Abs. 1 Nr. 3 Gmb­HG) durch den Notar nach der Recht­slage vor Inkraft­treten des Geset­zes zur Mod­ernisierung des GmbHRechts und zur Bekämp­fung von Miss­bräuchen (MoMiG)29 verneint und für die Zeit ab dem Inkraft­treten des MoMiG am 1.11.2008 eine andere Beurteilung erwogen30. Das beruht darauf, dass § 40 Abs. 2 Gmb­HG unter den dor­ti­gen Voraus­set­zun­gen die geset­zliche Verpflich­tung des Notars enthält, eine von ihm unter­schriebene Gesellschafterliste, die nach § 16 Gmb­HG eine größere Bedeu­tung für den Rechtsverkehr erhal­ten hat, zum Han­del­sreg­is­ter einzure­ichen. Damit ist der vor­liegende Sachver­halt nicht ver­gle­ich­bar. Er bet­rifft lediglich die Erstel­lung ein­er Datei mit struk­turi­ert auf­bere­it­eten Dat­en, die über die Erle­ichterung der Bear­beitung beim Reg­is­terg­ericht hin­aus kein­er­lei Bedeu­tung für den Rechtsverkehr hat und zu der keine Verpflich­tung beste­ht.

Bun­des­gericht­shof, Beschluss vom 20. Feb­ru­ar 2013 — II ZB 27/12

  1. BGH, Beschluss vom 14.02.2012 — II ZB 18/10, ZIP 2012, 720 Rn. 15; Beschluss vom 12.07.2007 — V ZB 113/06, NJW 2007, 3212 Rn. 5; Beschluss vom 13.07.2006 — V ZB 87/05, WM 2006, 1974 Rn. 8 []
  2. BGH, Beschluss vom 14.02.2012 — II ZB 18/10, ZIP 2012, 720 Rn. 17 []
  3. BGH, Beschluss vom 14.02.2012 — II ZB 18/10, ZIP 2012, 720 Rn. 16; Beschluss vom 12.07.2007 — V ZB 113/06, NJW 2007, 3212 Rn. 12 []
  4. BGH, Beschluss vom 14.02.2012 — II ZB 18/10, ZIP 2012, 720 Rn. 16; Beschluss vom 12.07.2007 — V ZB 113/06, NJW 2007, 3212 Rn. 8 f. []
  5. eben­so Els­ing, RNotZ 2009, 673, 674; aA Bund, Jur­Büro 2009, 649, 651 []
  6. vom 10.11.2006, BGBl. I 2006, 2553 []
  7. OLG Stuttgart, NZG 2010, 476; OLG Düs­sel­dorf, Jur­Büro 2009, 652 []
  8. Jeep/Wiedemann, NJW 2007, 2439, 2440 []
  9. Jeep/Wiedemann, NJW 2007, 2439, 2440 []
  10. OLG Stuttgart, NZG 2010, 476; OLG Düs­sel­dorf, Jur­Büro 2009, 652, 653; Willer/Krafka, DNotZ 2006, 885, 886 []
  11. Filzek, Kos­tO, 4. Aufl., § 1a Rn. 12; Jeep/Wiedemann, NJW 2007, 2439, 2440; Otto, Jur­Büro 2007, 120, 121 []
  12. Willer/Krafka, DNotZ 2006, 885, 887 []
  13. Jeep/Wiedemann, NJW 2007, 2439, 2440 []
  14. GV NRW 2006, S. 606 []
  15. OLG Düs­sel­dorf, Jur­Büro 2009, 652; OLG Hamm, FGPrax 2009, 133, 134 []
  16. vgl. OLG Düs­sel­dorf, Jur­Büro 2009, 652; OLG Hamm, FGPrax 2009, 133, 134 []
  17. OLG Düs­sel­dorf, Jur­Büro 2009, 652; Korintenberg/Bengel/Tiedtke, Kos­tO, 18. Aufl., § 147 Rn. 43e; Tiedtke, ZNotP 2009, 247, 248; Diehn, Not­BZ 2009, 282; Siko­ra, Mit­tBayNot 2009, 326, 327 f.; aA Bund, Jur­Büro 2008, 625, 627 []
  18. OLG Stuttgart, NZG 2010, 476, 477; OLG Düs­sel­dorf, Jur­Büro 2009, 652, 653; aA Diehn, Not­BZ 2009, 282 []
  19. BR-Drucks. 517/12 []
  20. vgl. OLG Düs­sel­dorf, Jur­Büro 2009, 652, 653 []
  21. BGH, Beschluss vom 14.02.2012 — II ZB 18/10, ZIP 2012, 720 Rn. 34; OLG Stuttgart, NZG 2010, 476; OLG Düs­sel­dorf, Jur­Büro 2009, 652; OLG Hamm, FGPrax 2009, 133, 134; OLG Frank­furt, NZG 2007, 919, 920 []
  22. OLG Stuttgart, NZG 2010, 476; OLG Celle, FGPrax 2009, 279; OLG Düs­sel­dorf, Jur­Büro 2009, 652; OLG Hamm, FGPrax 2009, 133, 124; im Ergeb­nis auch Hart­mann, Kostenge­set­ze, 42. Aufl., § 147 Rn. 23; Rohs/Wedewer, Kos­tO, Stand April 2012, § 147 Rn. 29b; aA Diehn, Not­BZ 2009, 282, 283; Siko­ra, Mit­tBayNot 2009, 326, 327; Els­ing, RNotZ 2009, 673, 674; Otto, Jur­Büro 2007, 120, 123 []
  23. vgl. OLG Hamm, FGPrax 2009, 133, 134 []
  24. OLG Stuttgart, NZG 2010, 476, 477; OLG Düs­sel­dorf, Jur­Büro 2009, 652, 653; OLG Celle, FGPrax 2009, 279; OLG Hamm, FGPrax 2009, 133, 134 []
  25. vgl. BGH, Beschluss vom 12.05.2005 — V ZB 40/05, NJW 2005, 3218, 3219; OLG Düs­sel­dorf, Jur­Büro 2009, 652, 653; OLG Hamm, FGPrax 2009, 133, 134; aA Filzek, Kos­tO, 4. Aufl., § 1a Rn. 18; Jeep/Wiedemann, NJW 2007, 2439, 2446; Tiedtke/Sikora, Mit­tBayNot 2006, 393, 396 []
  26. so aber Tiedtke, ZNotP 2009, 247, 248 []
  27. Weingärtner/Gassen, DONot, 11. Aufl., 2. Teil “Elek­tro­n­is­ch­er Rechtsverkehr”, Rn. 169 []
  28. BGH, Beschluss vom 14.02.2012 — II ZB 18/10, ZIP 2012, 720 []
  29. vom 23.10.2008, BGBl. I 2008, 2026 []
  30. BGH, Beschluss vom 14.02.2012 — II ZB 18/10, ZIP 2012, 720 Rn. 25 []