Fristenkalender — Fristenkontrolle — Kanzleiorganisation

Ein Anwalt muss durch all­ge­meine Anweisun­gen sich­er­stellen, dass sein Bürop­er­son­al nicht eigen­mächtig im Fris­tenkalen­der einge­tra­gene Fris­ten ändert oder löscht. Dies gilt ins­beson­dere dann, wenn eine außergewöhn­liche Ver­fahrens­gestal­tung Anlass zur Prü­fung gibt, ob die bere­its einge­tra­ge­nen Fris­ten maßge­blich bleiben oder nicht1. Eine an die mit der Fristüberwachung betraut­en Mitar­beit­er der Kan­zlei gerichtete Anweisung, alle erkennbaren Prob­leme und Fra­gen mit dem ver­ant­wortlichen Anwalt zu klären, reicht zur Erfül­lung der sich daraus ergeben­den Pflicht­en nicht aus.

Fristenkalender — Fristenkontrolle — Kanzleiorganisation

Nach der ständi­gen Recht­sprechung des Bun­des­gericht­shofs darf ein Rechts- oder Paten­tan­walt die Berech­nung ein­fach­er und in seinem Büro geläu­figer Fris­ten zwar einem gut aus­ge­bilde­ten, als zuver­läs­sig erprobten und sorgfältig überwacht­en Mitar­beit­er über­lassen. Er hat jedoch durch geeignete organ­isatorische Maß­nah­men sicherzustellen, dass die Fris­ten zuver­läs­sig fest­ge­hal­ten und kon­trol­liert wer­den. Unverzicht­bar sind insoweit ein­deutige Anweisun­gen an das Bürop­er­son­al, die Fes­tle­gung klar­er Zuständigkeit­en und die zumin­d­est stich­probe­nar­tige Kon­trolle des Angestell­ten2.

Zu den daraus resul­tieren­den Pflicht­en gehört unter anderem die Pflicht, durch geeignete Organ­i­sa­tion der Fris­tenkon­trolle sicherzustellen, dass eine im Fris­tenkalen­der ver­merk­te Frist erst dann gestrichen oder in ander­er Weise als erledigt gekennze­ich­net wird, wenn die frist­ge­bun­dene Maß­nahme durchge­führt, der frist­wahrende Schrift­satz also rechtzeit­ig vor Ablauf der Frist post­fer­tig gemacht und nöti­gen­falls vor­ab per Tele­fax über­mit­telt wor­den ist3. Der Anwalt muss darüber hin­aus durch all­ge­meine Anweisun­gen sich­er­stellen, dass sein Bürop­er­son­al nicht eigen­mächtig im Fris­tenkalen­der einge­tra­gene Fris­ten ändert oder löscht. Dies gilt ins­beson­dere dann, wenn eine außergewöhn­liche Ver­fahrens­gestal­tung Anlass zur Prü­fung gibt, ob die bere­its einge­tra­ge­nen Fris­ten maßge­blich bleiben oder nicht4.

Vor­liegend bestand für die mit der Fristüberwachung betraut­en Mitar­beit­er der Kan­zlei die strik­te Anweisung, alle erkennbaren Prob­leme und Fra­gen mit dem ver­ant­wortlichen Anwalt zu klären. Dieser Anweisung lässt sich nicht hin­re­ichend deut­lich ent­nehmen, unter welchen Voraus­set­zun­gen eine Vor­lage an den Anwalt zwin­gend erforder­lich ist. Dem mit der Fristüberwachung betraut­en Mitar­beit­er wird damit die Möglichkeit eröffnet, eine Frist ohne Rück­sprache mit dem Anwalt zu löschen, ohne dass hier­für klare und im Einzelfall zweifels­frei zu beurteilende Kri­te­rien vorgegeben wer­den. Dies ist angesichts der weitre­ichen­den Fol­gen, die die unberechtigte Stre­ichung ein­er Frist mit sich bringt, nicht aus­re­ichend.

Die Ursäch­lichkeit des Organ­i­sa­tions­fehlers ist nicht deshalb zu verneinen, weil die Fachangestellte die Löschung der Frist in der irri­gen Vorstel­lung vorgenom­men hat, die Frist sei erledigt, weil eine entsprechende Man­datierung nicht erfol­gt sei. Die Annahme, ein bere­its als erteilt ange­se­hen­er Auf­trag sei zurückgenom­men oder in Wahrheit nicht erteilt wor­den, kommt nur unter beson­deren Umstän­den in Betra­cht. Deshalb hat der Anwalt durch organ­isatorische Maß­nah­men sicherzustellen, dass eine Frist aus diesem Anlass grund­sät­zlich nicht ohne vorherige Rück­sprache mit ihm gelöscht wird. Im Stre­it­fall eröffnete die Anweisung hinge­gen auch für diese Kon­stel­la­tion einen eige­nen Beurteilungsspiel­raum für die mit der Fristüberwachung betraut­en Mitar­beit­er. Dieser Organ­i­sa­tion­s­man­gel war mitursäch­lich dafür, dass die bere­its einge­tra­gene Frist auf­grund der Fehlvorstel­lung der Fachangestell­ten gelöscht wurde.

Ein Ver­schulden kann nicht deshalb verneint wer­den, weil es in der Kan­zlei trotz langjähriger und umfan­gre­ich­er Tätigkeit in der Ver­gan­gen­heit noch nie zu einem Fristver­säum­nis gekom­men ist. Wenn in ein­er Kan­zlei ver­mehrt Fehler der­sel­ben Art auftreten, mag im Einzelfall schon daraus die Schlussfol­gerung zu ziehen sein, dass es an ein­er hin­re­ichen­den Organ­i­sa­tion fehlt. Der Umstand, dass es über län­gere Zeit nicht zu Fehlern gekom­men ist, bildet für sich gese­hen aber keinen hin­re­ichen­den Beleg für eine hin­re­ichende Kan­zleior­gan­i­sa­tion. Beson­dere Umstände, die im Stre­it­fall eine abwe­ichende Beurteilung recht­fer­ti­gen kön­nten, liegen, wie das Patent­gericht eben­falls zutr­e­f­fend entsch­ieden hat, nicht vor.

Bun­des­gericht­shof, Beschluss vom 29. Okto­ber 2013 — X ZB 17/12

  1. Bestä­ti­gung von BGH, Beschluss vom 20.09.2007 — I ZB 108/05, AnwBl 2007, 869 Rn. 5 []
  2. BGH, Beschluss vom 28.09.2010 — X ZR 57/10, GRUR 2011, 357 Rn. 7 — Geän­derte Beru­fungs­be­grün­dungs­frist mwN []
  3. BGH, Beschluss vom 23.01.2013 — XII ZB 559/12, NJW-RR 2013, 572 Rn. 6 mwN []
  4. BGH, Beschluss vom 20.09.2007 — I ZB 108/05, AnwBl 2007, 869 Rn. 5 mwN []